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院校檔案收集工作問題與對策探討

來源:UC論文網2019-02-23 08:20

摘要:

  院校檔案是院校建設發展的真實記錄,是院校各部門或個人在其活動中形成的,反映院校真實面貌的各種檔案載體的總和。檔案收集工作是院校檔案工作的起點和關鍵,收集工作的質量決定和影響著檔案和檔案工作的質量。...

  院校檔案是院校建設發展的真實記錄,是院校各部門或個人在其活動中形成的,反映院校真實面貌的各種檔案載體的總和。檔案收集工作是院校檔案工作的起點和關鍵,收集工作的質量決定和影響著檔案和檔案工作的質量。本文主要從分析院校收集工作存在的檔案人才隊伍力量薄弱、檔案收集制度不完善、檔案收集形式單一等問題入手,采取切實可行的對策和措施,加強源頭控制,確保院校檔案的齊全完整。


  1院校檔案收集工作中存在的主要問題


  目前,院校檔案主要包括文書、教學、科研、人事、基建、紀檢等10多個門類。近年來,在廣大檔案工作人員共同努力下,院校檔案收集的數量和質量都得到了不斷提高,使檔案工作取得了明顯的成效。同時,我們也應該看到,檔案收集工作仍然存在不少困難和問題,具體表現在以下幾個方面:


  (1)教職員工檔案意識有待提高,檔案人才力量薄弱。自《中華人民共和國檔案法》頒布實施以來,學院教職員工檔案意識得到不斷增強,仍有個別單位和個人為了自己使用方便,不愿向檔案部門移交應歸檔保存的檔案。更有甚者,將檔案據為私有財產,拒絕向檔案部門移交歸檔,影響了檔案收集工作開展。另一方面,院校檔案工作人員大部分為機關干部兼任,沒有受過專業培訓,對檔案知識掌握得不夠系統和完整,并且存在人員流動、更換頻繁,在相當程度上影響了收集工作。


  (2)檔案收集工作規章制度不完善。歸檔制度是檔案材料歸檔的依據,是黨和國家規定的關于檔案收集工作的一項基本制度。歸檔制度一般包括歸檔范圍、份數、時間、要求。從院校檔案部門現狀看,大多數單位雖然建立了相應的制度,但從制度本身看,內容不夠完善,有些特殊載體沒有列入其中;還有的歸檔制度過于籠統,可操作性差,導致歸檔制度形同虛設。


  (3)檔案收集管理體制不健全。現在大多數院校沒有健全的檔案收集管理體制,主要依靠檔案工作部門進行收集。經機關收發登記文件收集齊全,沒有經過機關登記收發的會議文件、統計報表、音像材料等“帳外文件”收集不上來。究其原因沒有一個健全的收集管理體制,建立一個通暢的收集渠道。


  (4)檔案收集手段單一,收集種類不全。受傳統的“等檔上門”思想的影響,檔案工作人員主動收集做的不夠。接收工作仍然是移交單位交什么,檔案部門就接收什么,采取聽之任之的態度,使得接收的檔案內容不全。忽視對部(系)組織召開的相關會議文件材料、統計報表、調研材料、有關人員外出帶回的和外單位寄來的與本院校有關的文件材料,教學、科研、基建等活動形成的沒有經過保密部門登記下發的文件材料等一系列“帳外”文件的收集。忽視對照片、錄音、錄像和電子文件等特殊載體檔案的收集,造成檔案形式單一,收集不全的問題。


  除此之外,還有檔案人員工作責任心不強、單位領導不重視、督促檢查不力等多種原因,也影響了檔案的收集。


  2加強檔案收集工作的對策


  2.1建章立制,確保收集工作有章可循


  院校要按照科學規范、有效收集的思路,各門類檔案制定檔案收集歸檔范圍。例如文書檔案依據“以我為主”的原則,制定《文件材料歸檔范圍參考標準》,進一步細化收集內容、明確責任分工,標準里詳細列舉各單位需要歸檔的文件、報表、會議文件等材料,增強檔案材料收集的可操作性。可以在《教學檔案管理規定》里面,將教學檔案管理納入院校教學工作計劃、教學管理制度和各級教學管理人員崗位職責,作為考核教學管理水平的重要指標。針對特殊載體收集不全,規定將反映學院主要職能活動及歷史面貌的照片、錄音、錄像,以及優秀教學片、涉及重要事項的多媒體課件等,列入收集范疇。通過建章立制,使檔案收集工作有章可循、有據可依。


  2.2健全機制,確保收集渠道規范暢通


  為確保檔案收集齊全完整,檔案工作部門建立一套有效的管理機制。檔案收集可實行院、系(部)兩級共管,各系(部)設檔案資料室,選配一名檔案管理員,負責接收管理下發的文件資料,收集整理本單位在教學活動中形成的檔案資料,檔案工作部門與檔案管理員隨時保持聯系,形成一個檔案收集管理網絡,及時掌握各單位的檔案資料情況。針對干部等人事檔案,可將檔案與人事管理可以有機結合起來,建立“教研室和學員隊-部(系)單位-院校”三級管理體系,推行“分級管理、歸口負責、適時收集、嚴格審查、分類歸檔”的檔案管理體制。人事檔案材料涉及部門廣、內容多的實際,可采取自下而上收集、逐級上報的方式,及時從各業務部門收集相關材料。收集的材料經檔案工作部門審查后,按照直接歸檔、錄入信息管理系統并歸檔等方法進行分類存放,來保證檔案收集工作有序開展。2.3注重宣傳,提升教職員工認知水平


  檔案收集是記錄單位發展歷程的根本性、全局性工作,也是事關教職員工成長進步、與個人利益息息相關的基礎性、長期性工作。院校檔案工作部門要十分重視對檔案收集工作的政策宣傳與教育引導。


  (1)定期召開業務培訓。組織檔案人員學習檔案工作有關規定,明確檔案收集的內容標準和技術要求,規范檔案的歸檔流程,解決檔案收集過程中出現的問題。利用院校的教學資源或從外單位聘請專業老師統一授課,學習檔案理論知識和業務技能。鼓勵檔案人員結合工作實際,開展檔案收集學術研究,提高檔案人員的能力素質。


  (2)扎實開展業務講座。院校在教職員工集訓活動中,校領導結合當前形勢就檔案收集工作的地位、作用、功能進行專題輔導,檔案部門結合院校工作實際就檔案收集重點、難點問題進行現場解答,使全體人員逐步深化對做好文件材料歸檔工作重要性、必要性、迫切性的思想認識,努力形成全院重視、全員參與的檔案收集濃厚氛圍。


  (3)多方開展政策宣傳。利用校園廣播開設檔案管理專題欄目,介紹國家檔案法律法規,強化全院教職員工的檔案意識。利用校園網建立檔案信息專題網站,提供查檔指南、檔案展覽、法規指導等服務指導,讓教職員工知道自己在檔案收集方面的權利和義務,懂得檔案是什么、能解決什么問題等,提升教職員工的檔案素養。


  2.4拓展渠道,確保收集實時完備


  檔案部門注重將定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法相結合,緊緊抓住上級機關檢查、內部結構調整、人員調動等時機,督促和幫助各有關單位對文件材料進行全面收集。


  (1)做好平時收集。在機關辦文時,抓住公文具體環節進行控制。在機關干部承辦公文編號環節,將公文簽發單和草稿先期存檔。在公文分發環節,將正式件與簽發單和草稿歸檔,保證公文的收集做到齊全完整。


  (2)做好定時收集。結合院校定期保密檢查集中收集文件資料。檔案部門先對照用印情況、呈批件登記和機關各部年度工作總結等,各門類檔案依據檔案收集范圍分別為各部門和單位列出詳細的文件資料收集目錄。充分發揮檔案收集管理作用,嚴格落實檔案工作規章制度,逐個單位、逐個活動清點核對文件材料。最后,檔案部門對各部門和單位文件資料收集情況進行驗收講評,督促其高效率、高質量完成文件資料收集歸檔工作。


  (3)做好定向收集。院校宣傳部門和信息管理中心,是產生音像載體材料較為集中的部門,檔案部門每年年初到兩個部門收集前一年度產生的音像載體,及時鑒定整理,刻成光盤存檔,保證聲像檔案的齊全。同時到業務部門收集各類報表、名冊、教材等“帳外文件”材料。


  (4)做好補充收集。檔案工作人員密切跟蹤機關領導外出開會、執行任務和各單位階段性中心工作、會議的情況,主動上門收集相關材料。確保文件材料不留死角、不漏一份、齊全完整。年終,檔案工作部門依據院校年度大事記,收集上一年度院校各項重大活動中形成的文件資料,確保檔案的齊全完整。


  總之,院校檔案收集不全的問題是多方面的,需要我們廣大檔案工作人員共同努力,這項工作既需要檔案行政管理部門的宣傳、指導、監督,更需要各院校檔案工作人員不斷學習新知識,提高業務能力,把在收集過程中可能出現的問題,消滅在平時的工作中。這樣定能提高收集歸檔率,有效保證檔案齊全完整。

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